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Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sind im Dezember 2016 von Bundestag und Bundesrat die Regelungen für den Einsatz von Kassensystemen und Registrierkassen deutlich verschärft worden. Erste Änderungen, wie z.B. die Einführung der „Kassennachschau“ sind bereits seit 2018 in Kraft.
Mit dem 1. Januar 2020 werden nun die Kernpunkte der neuen Vorschriften verbindlich. Dabei handelt es sich um den Einsatz einer sogenannten „zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)“ mit der Kasse, einer Belegausgabepflicht und einer Meldepflicht für die Kassen und Technischen Sicherheitseinrichtungen. Darüber hinaus können bei Verstößen gegen die neu eingeführten Pflichten Bußgelder bis zu einer Höhe von 25.000 Euro im Rahmen eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens fällig werden.
Mit der Einführung der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung fürKassensysteme (DSFinV-K)“ wird die Struktur der Daten aus Kassensystemen im Rahmen der gesetzlich geforderten „einheitlichen digitalen Schnittstelle“ standardisiert. Dadurch soll die Überprüfung deutlich vereinfacht werden. Wir haben im Rahmen der „Arbeitsgruppe DFKA-Taxonomie Kassendaten“ des Deutschen Fachverbandes für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. zur Entwicklung und Erprobung beigetragen. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten.
Muss jede Kasse zertifiziert werden?
Nein! Zertifiziert werden nicht die Kassen. Es wird lediglich die „Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)“ vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Die Kassen müssen mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet sein.
Was macht die TSE?
Die TSE sorgt dafür, dass die von der Kasse erzeugten Daten manipulationssicher sind. Die Einheit vergibt eigene Nummern für Transaktionen und überwacht Beginn und Ende der Vorgänge an der Kasse. Prüfungsrelevante Daten werden mit einer digitalen Signatur versehen und verschlüsselt gespeichert. Einige der Informationen müssen zur schnellen und einfachen (Vor Ort-) Überprüfung auf den Kassenbon gedruckt werden. Die auf der TSE gespeicherten Daten können exportiert werden.
Bin ich verpflichtet eine TSE einzusetzen?
Ja! Ab dem 1.1.2020 gilt ein Verkaufs- und Bewerbungsverbot für Kassensysteme, die nicht mit einer TSE ausgerüstet werden können. Für Kassen, die nachgerüstet werden können, ist dies schnellstmöglich vorzunehmen. Es gibt keine Übergangsfristen.
Was passiert mit Kassen die nicht nachzurüsten sind?
Für Geräte die nach dem 25.10.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und den Anforderungen des BMF Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen und die nicht nachgerüstet werden können, gilt im Rahmen einer Ausnahmeregelung eine Übergangsphase bis zum 31.12.2022. PC-Kassensysteme sind von dieser Ausnahmeregelung grundsätzlich ausgeschlossen.
Muss die Kasse bei den Finanzbehörden gemeldet werden?
Ja, die gesetzlichen Regelungen sehen ab dem 1.Januar 2020 eine Mitteilungspflicht vor. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme den Finanzbehörden gemeldet werden. Vorgesehen ist dies über das ELSTER-Portal. Wann genau das Meldeverfahren verfügbar sein wird, ist allerding momentan (Stand November 2019) noch nicht bekannt.Laut BMF-Schreiben vom 6.11.2019 ist von einer Mitteilung (Meldung) derzeit abzusehen, bis eine Übermittlungsmöglichkeit besteht. Der Zeitpunkt dafür wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.
Die Meldepflicht gilt nicht für Kassen, die unter die Ausnahmeregelung fallen.
Muss ich für jeden Verkauf einen Bon ausgeben?
Ja! Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für Geschäftsvorfälle, die mittels eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst wurden. Im Einzelfall kann eine Befreiung von dieser Pflicht beantragt werden, falls sachliche oder persönliche Härten vorliegen.
Stimmt es, das der Termin auf den 01.01.2021 verschoben wurde?
Nein! Die zuständigen Finanzbehörden halten an dem Termin 1.Januar 2020 für den Einsatz der TSE an den Kassen fest. Da es absehbar ist, dass es zu diesem Zeitpunkt keine flächendeckende Verfügbarkeit der Technischen Sicherheitseinrichtungen geben wird, wird durch die sogenannte „Nichtbeanstandungsregelung“ bis zum 30.9.2020 nicht beanstandet, wenn keine TSE eingesetzt wird, falls diese bereits in Auftrag gegeben wurde und noch nicht lieferbar ist. Die Regelung sagt expizit „Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.“
